2018 송년 제야행사 “새로운 경기, 새로운 시작” 운영 용역

과업내용서

2018. 11.

Ⅰ		과업개요

1. 과 업 명  : 2018 송년 제야행사 “새로운 경기, 새로운 시작”

2. 과업범위

❍ 시간적 범위 : 계약일로부터 ~ 2019. 1. 15.(화)

※ 행사일정 : 2018. 12. 31.(월)

❍ 공간적 범위 : 임진각 평화누리공원 일대(경기 파주시 문산읍 임진각로 177)

❍ 내용적 범위 : 행사 계획 수립, 행사 진행, 결과 보고 등 행사운영 전반

3. 계약방법 : 제한경쟁입찰(협상에 의한 계약)

4. 과업배경

❍ 민선 7기 출범 이후 첫 제야행사 개최를 통해 ‘새로운 경기’로 발돋음

❍ 도정 철학 핵심인 평화와 남북교류 활성화 분위기를 고려, 북측 최접경 지역인 임진각 개최 추진

5. 과업목적

❍ 경기도민들에게 새로운 한해를 맞는 설렘과 희망 제시

❍ 경기도 대표 제야행사 개최로 경기도민으로서의 자긍심 고취

❍ 북측 최접경 지역에서 새해를 맞는 임진각 타종행사를 통해 평화와 남북교류 활성화를 위한 ‘새로운 경기’ 알림

6. 과업내용

1) 행사 준비

❍ 행사 운영 종합계획 수립 및 유관기관 업무 협력, 분장

❍ 출연진 및 참여인력, 행사관련 자원 확보/홍보 및 홍보물 제작

2) 행사 운용

❍ 사전행사(새해소원메시지, 플래카드 배포 등)

❍ 식전공연(유관기관 공연, 가수 초청 공연 등)

❍ 지상파 TV 생중계(시민 인터뷰, 카운트다운, 타종식, 도지사 인터뷰 등)

❍ 불꽃놀이

❍ 행사장 정리, 청소 등 철수 업무 전반

3) 결과 보고

❍ 결과보고서 작성 및 성과품/산출물 제출

7. 추진방향

❍ 경기도 대표 제야행사로 경기도민으로서 자긍심 고취

❍ 경기도와 도민이 함께하는 프로그램 구성 및 기획

❍ 한해를 마무리 하고 새로운 시작을 위한 행사 기획 및 비전 공유

Ⅱ		세부 과업내용

1. 행사 기획·진행

1) 세부 프로그램 계획 수립

새해 소원 메시지 프로젝트		□방문객들이 새해 소원 메시지를 문자메시지로 전송하면 이를 실시간으로 프로젝터나 모니터 등을 통해 행사장에 디스플레이하고, 참여한 방문객들에게는 카운트다운 행사에 사용할 LED 소품이나 행사용 모자 등의 물품을 나누어주는 이벤트
식전 공연		□사전공연 사회 : 주관 방송사 아나운서 또는 전문 MC □사전공연 가수 : 대중가수 2~3팀 초청(총 40분 내외) □전통공연 : 경기도문화의전당 무용단(사물놀이), 파주시 대북놀이(민간) 등 유관기관 공연단체 사전 협의 후 공연(20분 내외)
‘새해 소원 다~ 돼지’ 플래카드 배포		□행사장에 방문한 방문객들에게 송구영신의 의미를 나누는 재미난 문구를 담은 페이퍼 플래카드를 배포하고 카운트다운 행사에 참여할 수 있도록 유도하는 부대행사
도민과 함께하는 카운트다운 행사		□진행 : 전문 MC □내용 : 행사장을 방문한 도민들이 사전 행사에서 다양한 이벤트를 통해 배포한 소품을 들고 다함께 새해를 기원하는 카운트다운을 한 목소리로 연호 ※ 카운트다운 행사용 영상 제작(음향 포함) □카운트다운 행사 현장 스케치 : 생방송
타종식		□사회 : 주관 방송사 아나운서 또는 전문MC □타종식 및 경기도지사 신년 메시지(생중계, 24:00~2분) □타종식 주요 인사 : 36명 내외(경기도 선정) □타종식 : 총 33타(총3조 각 11타)
불꽃놀이		□제야 불꽃놀이 : 제2주차장 방향에서 약10분간 진행

※ 세부 프로그램(안)을 기반으로 제안사의 제안에 따라 세부계획 확정.

2) 행사 인력 구성 및 운영

❍ 행사 수행 인력 구성 및 인력 운영 계획 수립

· 행사인력 신원 확보

· 분야별 전문 인력 확보 및 운영조직 구성(프로젝트 매니저 등)

· 원활한 사업 추진을 위해 발주자가 지정한 장소에 상주 직원 배치

· 운영요원 및 도우미 안내교육을 실시

· 기타 과업수행과 관련하여 발주처가 지정하는 사항 준수

3) 무대·행사장 조성 및 기반 장비 구축

❍ 무대는 평화의 종 주변 지정된 공간에 조성

❍ 무대설비는 야외무대임을 감안하여 공연에 지장이 없도록 적정한 출력을 갖춘 장비를 사용하여야 하며 부대설비(콘솔 등), 조명(롱핀 등), 무대 특수효과 등을 설치

❍ 대형 LED 전광판 설치(카운트다운 행사 및 유관기관 홍보영상 송출용)

❍ 종각 옆 펜스를 활용한 조명 장치, 타종 행사장으로의 동선 유도용 사인물 설치

❍ 기타 행사 및 공연에 필요한 물품(무대, 음향, 시스템, 특수효과, 부대행사용 몽골텐트 부스, 냉온수기, 무전기 등) 등 전담하여 확보, 배치, 운영

※ 종합상황실, 의료지원반, 출연진 대기실, 미아보호소, 재활용쓰레기 수거 부스 등 필요한 용품 일절

❍ 무대 및 시스템 구성 운영 전반 안전대책 수립 및 시행

구분	생방송 시간	비고
임진각 현장 스케치 및 시민 인터뷰	23:30~23:40	10분
타종식 및 카운트다운	23:55~24:00	5분
도지사 신년 인터뷰	24:00~24:02	2분

4) 지상파 TV 생중계(방송사 섭외 및 현장 진행)

5) 홍보 마케팅

❍ 본 행사의 인지도를 제고하기 위해 TV, 라디오, 신문, 인터넷 등 다양한 홍보매체에 노출될 수 있도록 다양한 홍보계획 수립 및 운영

❍ 안내·홍보물 일체 디자인, 인쇄, 제작 및 배포

· 홍보물 제작 시 경기문화재단과 협의 후 디자인 확정 및 제작

· 홍보물은 거리 현수막 위주로 제작하고, 고양시 중앙로, 자유로, 파주시 일대(신도시 위주) 등 인근 시·군 유동인구 밀집지역에 게시 및 배포

· 현수막은 행사일(12.31.) 최소 7일 이전에 배포 및 게시

· 행사 종료 후 게시된 현수막 철거

❍ 행사 기록 영상 제작(행사 스케치 영상 원본 및 편집본)

※ 영상은 30초 내외 1편, 3분 내외 1편 총 2편 제작

2. 현장 관리

1) 행사관리

❍ 행사장 관리 및 정리(청소, 장비 및 집기 정리 등)

❍ 행사 당일 폭설, 한파시 대책 사항 수립

❍ 기타 행사진행에 필요한 업무

❍ 기타 행사의 준비, 진행 등에 관하여 경기문화재단이 지정하는 사항 등

2) 안전관리

❍ 행사와 관련하여 인허가 받을 상황이 발생할 경우에는 과업 수행사가 모든 것을 수행하여야 한다.

❍ 과업 수행사는 행사중의 안전사고에 대비하여 출연진, 관계자 및 관람객의 피해보상을 목적으로 하는 보험에 가입하여야 하고, 시설물을 안전하게 설치하고 안전관리에 철저를 기하여야 하며, 안전사고 발생 시 이에 대한 책임을 진다.(행사종합보험 가입 의무)

❍ 공연법 제11조 제2항 및 공연법 시행령 제9조 제3항에 따라 공연재해대처계획 신고서를 제출하여야 한다.

※ 공연법시행령 제9조 제3항 : 공연장 외의 시설이나 장소에서 3천명 이상의 관람이 예상되는 공연을 하려는 자는 법 제11조 제2항에 따라 재해대처계획을 신고(공연개시 7일전) 하여야 한다.

❍ 행사운영과 관련 출연진 수송에 필요한 차량의 확보와 운영은 과업 수행사가 책임진다.

❍ 기타 명시되지 않은 사항이 발생 시 발주자와 협의하여 추진한다.

3. 결과 보고서 작성 및 성과품/산출물 제출

1) 시기 : 2019. 1. 15.(화) 이내

2) 내용

❍ 홍보물 시안 원본 파일

❍ 기록 및 생방송 영상

❍ 세부수행계획 및 진행결과 보고서

Ⅲ		과업 지침

1. 일반사항

❍ 본 과업내용서는 「2018 송년 제야행사 “새로운 경기, 새로운 시작”」 운영 용역에 대한 과업을 원활히 수행하기 위하여 필요한 사항을 규정하며, 과업은 과업내용에 의하여 수행하고 이에 규정되지 아니한 사항은 관계법령 및 각종 지침에 의하여 경기문화재단과 협의하여 수행해야 한다.

❍ 계약체결 후 과업 수행사는 과업관리 책임자를 임명(보고)하고 사업을 책임있게 수행해야 한다.

❍ 사업 수행과정에서 발생하는 제반책임 및 행정적, 기술적 비용과 문제처리는 과업 수행사가 부담한다.

❍ 제안서의 총 사업비는 상기 명시된 사업비 이내로 하고, 제세(부가세 등), 대행수수료(기획료 포함), 출연료, 임차료, 평가비, 홍보비, 현장운영 인건비 등을 모두 포함하여 작성해야 한다.

❍ 발주자는 과업 수행사가 제안한 프로그램 공연 시 출연진, 내용 등이 과업 수행 상 부적합하거나 자격미달로 판단될 경우 교체(변경)를 요구할 수 있으며, 과업 수행사는 특별한 사유가 없는 한 이에 응하여야 한다.

2. 행사운영 시 준수사항

❍ 과업 수행사는 행사를 운영함에 있어서 관계법규 및 발주자의 승인을 받은 계획서와 지침을 준수하여 시행한다.

❍ 과업 수행사는 행사의 목적달성을 위하여 최대의 능력을 발휘하여 성실하게 수행하여야 한다.

❍ 발주자는 과업 수행사의 행사운영이 적절하지 않거나 행사목적에 부합되지 않을 때에는 이에 대한 시정을 요구할 수 있으며, 이 경우 과업 수행사는 정당한 사유가 없는 한 이에 응하여야 한다.

❍ 과업 수행사는 행사 중 발생할 수 있는 안전사고에 대비하여 출연진, 관계자 및 관람객의 피해보상을 목적으로 하는 보험에 가입하여야 하고, 시설물(무대 등)을 완벽하게 설치하고, 안전관리에 철저를 기하여야 하며, 안전사고 발생 시 이에 대한 책임을 진다.(행사보험 가입 의무)

❍ 과업 수행사는 많은 시민이 참여할 수 있도록 적극적인 홍보를 실시하여야 한다.

3. 수행조직 및 투입인력

❍ 과업 수행사는 본 사업을 담당할 조직과 조직 내 업무 분장 내역 및 투입 인력의 이력서, 보안서약서 등이 포함된 착수계를 계약체결일로부터 7일 이내에 제출하여야 한다.

❍ 본 과업에 참여하는 인력은 과업을 효율적으로 수행할 수 있도록 과업 수행사 소속 직원을 중심으로 관련분야 전문가를 분야별 분담자로 지정하여 과업을 수행할 수 있다.

❍ 과업의 원활한 수행과 목적 달성을 위하여 경기도, 파주시, 경기관광공사 등 다양한 의견수렴을 위한 협의체를 둘 수 있다.

❍ 경기문화재단은 과업 수행 중 투입인력에 대한 교체를 요구할 수 있으며, 과업 수행사는 투입인력 변경 시 반드시 경기문화재단의 승인을 받아야 한다.

4. 사업비의 정산

❍ 사업완료 후 필요할 경우 사업비 정산을 할 수 있으며, 과업 수행사는 계약금액을 초과한 소요금액에 대하여 발주자에게 청구할 수 없다.

❍ 과업 수행사는 사업비를 발주자가 정하는 목적과 용도에 따라 집행하여야 한다.

❍ 과업 수행사는 별도의 회계 책임자를 지정하여 보고하고 운영하여야 하며, 예산 집행은 세금계산서, 법인신용카드, 은행입금증(무통장입금) 등의 방법으로 하며 특별한 경우 외에는 현금지출을 할 수 없다.

❍ 과업 수행사는 출연료 등 인건비 지출 시에는 관계규정에 의거 원천징수 등을 하고 세무관서에 신고(납부)하여야 한다.

❍ 과업 수행사는 본 사업을 담당하는 상근직원에 대하여는 과업 수행사에서 지급하는 임금 외에 행사 사업비에 의한 별도의 인건비를 지급할 수 없으며, 발주자에게 직원명부를 제출하여야 한다.

5. 지적재산권 및 정보보안

❍ 본 과업에서 생성되는 영상, 음향, 내레이션 등 모든 산출물은 발주처가 대외 홍보용으로 활용할 수 있어야 하며, 저작권 관련 모든 법률적 권한을 확보해야 한다.

❍ 과업 수행사는 과업착수와 동시에 보안각서를 제출하여야 한다.

❍ 과업 수행자의 교체 시에는 인계·인수를 철저히 하여 자료의 유출을 방지 하여야 한다.

❍ 과업 수행자는 본 사업과 관련하여 취득한 모든 정보를 유출 및 노출 하여서는 아니되며, 사업 추진 기간 중 개인정보 보호에 관한 법규를  준수하여야 한다.

❍ 사업기간 및 향후에도 본 행사와 관련하여 문제가 발생할 경우 민‧형사상의 모든 책임과 비용부담 의무는 과업 수행사에게 있다.

6. 손해배상

❍ 과업 수행사는 행사와 관련하여 발생하는 사건‧사고에 대하여 민‧형사상의 모든 책임을 진다.(※소정의 보험 가입) 다만, 과업 수행사의 귀책사유가 없음을 입증하는 경우에는 그러하지 아니하며 귀책사유의 입증은 과업 수행사에게 있다.

❍ 과업 수행사의 귀책사유로 인하여 발주자가 제3자에게 이 행사와 관련된 손해배상 등을 한 때에는 과업 수행사는 이를 발주자에게 지체 없이 배상하여야 한다.

7. 계약의 해지 및 위반사항에 대한 조치

1) 발주자는 다음에 해당하는 사유가 발생하는 경우에는 이 계약을 해지할 수 있다. 이 경우 과업수행사는 발주자에 대하여 손해 등에 대한 배상을 청구할 수 없다.

가. 과업 수행사의 부도 및 기타 경영상의 중대한 사유로 과업수행이 불가능한 점이 명백히 인정되었을 경우

나. 과업 수행사가 과업을 이행함에 있어 고의 과실 또는 무성의로 과업이 지연되거나 시정요구사항이 이행되지 않아 과업의 정상수행이 어렵다고 발주자가 인정했을 경우

다. 천재지변 등 불가항력의 경우로 취소되거나, 발주자가 공익상 정책결정에 의하여 타행사와 통합하여 행사를 단독으로 계속할 수 없는 경우

2) 계약이 1)-다항의 사유로 해지되었을 경우 과업수행자는 계약이 해지된 날부터 10일 이내에 지출비용에 대한 증빙자료 및 청구서를 작성하여 발주자에게 제출하고, 발주자와 과업수행사 협의하여 정산금액을 결정한다.

3) 다음의 사유가 발생한 경우 과업수행 상 특별한 이유가 없는 한 계약 위반행위로 간주하여 관계규정에 의거 조치할 수 있다.

가. 발주자의 정당한 지시에 불응하여 과업을 진행한 경우

나. 기타 계약조건을 위반한 경우

8. 사업보고

1) 과업수행사는 계약 체결 후 사업 진행사항 파악, 점검을 위해 정기보고(착수보고, 중간보고, 결과보고)를 비롯하여 경기문화재단의 요청이 있을 시 요청한 자료에 대해 즉시 보고하여야 하며 과업수행과 관련하여 상시 연락이 가능하도록 해야 함

❍ 착수보고 : 계약체결일로부터 7일 이내에 과업추진계획, 과업수행진 구성, 과업추진일정, 사업비 투입계획서 등을 포함하는 착수계를 제출하고, 협의를 통해 정해진 일정에 따라 착수보고회를 개최함

❍ 중간보고 : 공정률이 50%이상 수행된 후 기본목표, 세부추진계획 진행사항, 주요 쟁점과제 등에 관한 내용을 경기문화재단에 보고함

❍ 결과보고 : 중간보고 및 유관기관 회의체 등에서 제기된 내용을 최종적으로 보완하여 업무를 수행하고 이를 바탕으로 결과보고서를 완성하고 과업완료 이전에 경기문화재단에 보고함

9. 용역성과품 제출

❍ 과업종료(용역준공) 시, 용역기간 내 생산․가공된 일체의 자료를 포괄하는 결과보고서와 모든 자료의 원본을 경기문화재단에 제출하여야 함

성과품	내 역	세부납품목록	수 량	비고
결과보고서	용역기간 내 생산, 가공된 일체의 자료를 포괄하는 용역수행 결과	보고서	2부	사전 검토 필수
외장 저장장치	상기 결과물 파일 저장	외장하드 또는 USB	2개	보고서 한글/PDF파일, 자료목록, 사진·영상 등 ※ 파일 원본 수록
홍보물 디자인 파일	용역기간 중 사용된 홍보물 디자인 산출물		제작 품당 1개

❍ 최종보고서 납품 전에 과업 내용에 대하여 재단의 사전 검토를 받은 후 계약 만료일까지 납품하여야 하며 수정·보완 사항을 요구할 경우 완료 이후에도 과업 수행사 부담으로 성실히 수정·보완하여 제출하여야 함

❍ 각종 성과품의 종류와 규격, 부수 등에 대하여는 경기문화재단의 요청에 따라 조정될 수 있으며, 성과품 작성에 사용되는 S/W는 정품 S/W를 사용해야 하며 불법 S/W 사용으로 인해 야기되는 저작권 소송에 관해서는 과업 수행사에서 책임져야 함

10. 경기문화재단의 지도·감독

❍ 경기문화재단은 과업 수행사의 업무를 지도․감독하며, 필요한 경우 각종 자료의 제출을 요구하거나 업무처리 또는 관련 서류 등에 대하여 검사·평가 할 수 있으며, 과업 수행사는 이에 따라야 함

11. 기타사항

❍ 과업수행 지침 상 해석에 대한 이견이 있을 경우와 본 과업내용에 명시 되지 않은 사항에 대하여는 발주자의 의견에 따라야 하며, 사업의 진행상 불가피하거나 당연하다고 인정되는 경미한 사항에 대해서는 본 내용서에 포함된 것으로 본다.

❍ 제안내용 중 기술적 판단이 필요한 부분은 증빙자료가 제시되어야 한다.

❍ 법령 또는 부득이한 사유로 행사를 진행할 수 없을 때에는 협상 중 또는 계약 성립 후에라도 행사를 취소, 변경할 수 있다.

❍ 제출된 제안서는 일체 반환하지 않으며, 제출된 자료의 기재내용이 허위사실로 판명될 경우 평가대상에서 제외되고 최종선정 후에도 자격이 상실 될 수 있다.